Home » , , , , » Yang Berminat Nak Jadi Personal Assistant Dan Setiausaha...Meh Baca Sini Dulu

Yang Berminat Nak Jadi Personal Assistant Dan Setiausaha...Meh Baca Sini Dulu


Dulu pernah bebel di dalam entri Pembantu Peribadi / Setiausaha Kerja Yang Senang???. Macam perkongsian sebelum ini, Farah ada nyatakan ianya tidak sesenang yang anda lihat seperti di dalam drama ataupun yang anda nampak dengan mata kasar anda yer? "There's more to it!" Jadi untuk entri kali ini yang menyentuh tentang kerjaya seorang Personal Assistant mahupun Setiausaha, Farah saja nak kongsi tips. Taklah lagak nak kata diri dah hebat sangat, akan tetapi sekadar perkongsian untuk pengetahuan am. Manalah tau kot-kot berguna juga info ni untuk sesiapa yang berminat ataupun mungkin bercita-cita kan? Apa yang nak dikongsi? Jommm baca ni... 

Datang Awal Dari "Boss"
Dah tentulah kan? Ha ha ha... Takkan ko nak datang lebih lewat dari "boss" pula? Melampau betul! Kalau waktu kerja anda pukul 8.00 pagi, pastikan paling lewat 7.30 pagi anda dah terpacak di pejabat. Kalau bukan Personal Assistant atau Setiausaha pun memang kena datang awal bagi menjaga prestasi kedatangan kan? 

Kalau "boss" anda jenis yang datang awal ke pejabat... Maksudnya... Pukul 7.00 pagi dah ada dah dia... Kalau Farah lah, kalau Farah... Pukul 6.30 pagi Farah dah ada kot? Kalau tak sempat Subuh di rumah, Subuh di pejabat. Walaupun surat tawaran kerja nyatakan waktu kerja anda adalah bermula 8.00 pagi, tetapi sebagai Personal Assistant ataupun Setiausaha, anda tetap perlu sampai lebih awal dari "boss" anda. Bila dia ada, anda juga mesti ada. Kalau dia jenis tak kisah tu tak apalah bagi sesetengah orang kan? Kalau dia yang jenis kisah? 

Kadang kita nampak dia macam tak kisah... Tetapi kita tak tau yang sebenarnya, dia perhati jer kita. Ha ha ha... Dalam diam ko... Sebab kita ni "direct" bawah dia. Yang lain-lain kalau sampai selepas dia tetapi masih "punctual" dengan waktu bekerja tu tak apalah kan? Sebab kerja mereka bukan "direct" bawah "boss" kita tu... Mereka ada "boss" mereka sendiri yer tak? Adalah cara mereka nak "handle" boss mereka pula. Bukan bodek... Tetapi ianya "common sense". 

Sentiasa Berkomunikasi Dengan "Boss"
Jadi "Personal Assistant" ataupun Setiausaha ni, ko tak boleh jadi pekerja yang jenis... Datang kerja pada masanya, balik kerja pada masanya, kerja buat kerja  yang diarahkan sahaja, cukup bulan dapat gaji boleh "enjoy". Tujuan kerja semata-mata nak dapatkan gaji hujung bulan. Memanglah semua orang bekerja nakkan gaji. Mana ada orang bekerja secara percuma. Komunikasi dengan "boss" kurang, ko jenis yang tunggu jer arahan dari "boss". Sekali ketuk, sekali jalan, sekali ketuk, sekali jalan. 

Seorang "Personal Assitant" ataupun Setiausaha, kena rajin berkomunikasi dengan "boss". Kalau ko jenis berat mulut, jenis malas nak bercakap dengan "boss", baik jangan berangan nak jadi "Personal Assitant" ataupun Setiausaha. Seorang "Personal Assistant" ataupun Setiausaha adalah "the right and left hand" untuk "boss" korang dan juga dah tentu-tentu ko kena sentiasa berkomunikasi, kerap berkomunikasi dengan "boss". Kalau "boss" tu sibuk, tak ada kat pejabat... Korang kena SMS, telefon, e-mel ataupun hantar What's App. Yang penting??? Maklumat dan info mesti sampai pada "boss" secepat mungkin. Tak boleh bersikap tunggu dulu. 

Zip Mulut, Jaga Rahsia
Anda kena sangat berhati-hati dengan apa yang mulut anda bakal katakan. Anda kena menjadi seseorang yang sangat perahsia dan tidak mudah berkongsi apa-apa sahaja jenis maklumat. Yang paling mudah, jawab tidak tahu sahaja.

Biasalah, bila jadi "Personal Assitant", jadi Setiausaha, satu pejabat tahu anda adalah orang yang paling rapat dan mudah akses dengan "boss". Sangkaan manusia ni, sudah tentu kita ni tahu sesuatu maklumat yang mereka tidak tahu dan ingin tahu. Korek mengorek untuk dapatkan apa yang mereka mahu tu, dah biasa sangat dahhh...Kalau rajin sangat berkongsi, rajin sangat bercerita, bahayanya pada diri sendiri... 

"News travel fast!"... Sekelip mata jer dah tersebar satu pejabat... Tingkat atas, tingkat bawah... Semua dah tau... Tau-tau jer "boss" anda dah dengar cerita... Siapa yang dipersalahkan? Diri anda yang akan dipersalahkan, lebih-lebih jika hanya anda seorang atau beberapa orang penting pengurusan jer yang tau tentang sesuatu perkara tu. Naya jer... Jangan ingat "boss" tak ada mata, tak ada telinga, tak ada dinding atau angin yang melihat, mendengar dan menyampaikan yer? Sebagus mana pun "environment" kerja... Zip mulut dan jaga rahsia dengan sebaiknya. Bila anda adalah seorang "Personal Assitant" mahupun Setiausaha, kebanyakkan perkara adalah "PRIVATE AND CONFIDENTIAL"... 

Sentiasa Menjaga "Boss"
Kalau "boss" yang jenisnya minum kopi, ko kena tau waktu dia selalu minum kopi. Tanpa dia minta, anda terus hantar jer pada waktu yang sepatutnya. Kalau dia "travel", pastikan segala bagai passport, VISA, hotel, transit, dan segala dokumen penting dah "ready and complete". Haaa cakap pasal "travel", terutama "by air"... Ko kena tau "preference seating boss" macam mana... Nak duduk tepi tingkap, nak duduk di sebelah "aisle" atau nak yang ruang kaki lebih... Tu semua kena tau dan "alert". Owhhh lupa, melalui pengalaman lalu di SYABAS dahulu, ada boss yang bila minum kopi ada sukatannya ek? Yang korang kena ikut... Mesti ikut... Kopi berapa sudu? Krimer berapa sudu? Susu berapa sudu? Gula berapa sudu? Tu semua perkara-perkara kadang-kadang tak terfikir boleh terjadi. 

Kenal dan Faham "Boss"
Bila bekerja... Apa-apa jawatan sekalipun... Anda? Kena kenal dan faham rentak "boss" anda... Orangnya bagaimana? Apa yang dia suka? Apa yang dia tak suka? Lenggok dia bekerja macam mana? Apa yang menjadi kepantangan dia? Tu semua kena tau... Bila dia berangin dia macam mana? Apa pendekatan dia? Bila dia tertekan macam mana? Kena ambil tau... 

Sentiasa Bersedia
Orang lain... Mungkin waktu bekerja mereka ikut waktu bekerja sahaja. Tiada tengah malam, tiada hari cuti am, tiada hari cuti tahunan tiba-tiba perlu bekerja dari mana-mana sahaja atau dipanggil balik bertugas. Tapi ada jer selain Personal Assitant mahupun Setiausaha yang dipanggil bekerja pada waktu sepatutnya tidak bekerja. Tak mustahil. Tengok bidanglah. Cuma Personal Assistant ataupun Setiausaha, anda tidak boleh merungut ataupun rasa terganggu jika ada sesuatu yang penting yang "boss" anda perlukan. Betul, keluarga lebih utama... Itu semua orang faham... Cumanya "expect the unexpected" kerana ada sesetengah "boss" akan menghubungi anda di waktu tak terjangka. 

Jangan Cepat Sentap Atau Mudah Berjauh Hati
Hakikatnya, "Personal Assistant" ataupun Setiausaha adalah orang yang paling hampir dengan "boss"... "Boss" pun manusia biasa... Kadang-kadang disebabkan masalah, isu, hal atau orang lain... Disebabkan kita jer yang ada dekat atau depan mata dia pada waktu tu, boleh jadi kita akan jadi "punching bag" walaupun untuk hal yang sangat kecil dan tak perlu diperbesarkan pun sebenarnya. Hati kena kental beb! Kalau sikit-sikit nak sentap, nak nangis bila "boss" tantrum... Ihiksss macam anak-anak kecil kita yang tantrum... Janganlah mudah sangat nak nangis atau apa-apa... Ha ha ha... Lepas tu buka media sosial kemaskini status lepaskan rasa tak puas hati... 

Jarakkan Diri, Bukannya Sombong
Tak ada siapa yang suruh kita jadi kera sumbang... Tapi perlu ada jarak antara kita dan rakan-rakan sekerja yang lain... Ini yang ramai tak faham ni yang sebenarnya... Bila kita letakkan sedikit jarak, orang kata kita sombong atau berlagak sebab jawatan dan kedudukan kita di sisi "boss" tu... Bila kita tidak letakkan jarak, ada risikonya pada kita juga. Dia macam ni, kawan-kawan sekerja kena faham yang kita ni "Personal Assitant" ataupun Setiausaha kepada boss kita yang menyimpan pelbagai amanah... Ada waktu dan ketika, kita perlu "set distance"... 

Sebenarnya payah juga nak terangkan supaya jelas... Ada juga "boss" yang tak berapa gemar sebenarnya kita ni sertai ahli mesyuarat tingkap atau terlalu ramah... Ada rasa bimbang juga di hati mereka, kalau-kalau kot-kot kita ni terlepas perkataan yang tidak sepatutnya atau berkongsi yang tidak sepatutnya sebab itu kawan-kawan kita.. Bukanlah kata tak boleh berkawan langsung sampai kena pulau dengan satu pejabat... Berkawanlah, tapi pandai-pandailah oiii... Hati "boss" kena jaga, hati kawan pun kena jaga... Hati sendiri pun sama... Pandai letakkan jarak dengan cara orang lain tidak terasa... :-). Kena fikir cara yang terbaik. 

Risiko Untuk Tidak Disukai
Iya, kita tak boleh paksa orang faham keadaan dan kedudukan kita dan bidang tugas kita sebagai "Personal Assitant" mahupun Setiausaha. Ada orang yang memang celik dan faham, ada orang memang takkan faham. "People tend" untuk bercerita belakang atau "hate us sometime" dan merasakan leceh berurusan dengan kita. Yang mereka tak fahamnya, sebab itu adalah bidang tugas kita. Terutama kalau "high profile stakeholder" yang kita "handle"... "Boss" kita memang sentiasa sibuk. 

Kita nampak orang main luru masuk ke bilik "boss", kita beritahu sebelum jumpa "boss" kena jumpa kita dulu. Kita yang akan tanya dulu dengan "boss" sama ada "boss" kita nak jumpa orang tu atau tidak pada waktu itu. Mungkin dia terlalu sibuk dengan urusan kerja lain pada waktu itu atau tidak mahu diganggu? Ni yang ada sesetengah orang tak faham kan? Mungkin "boss" kita lebih selesa apa-apa pun melalui kita terlebih dahulu? Silap haribulan kalau tak betul cara, tempiasnya pada kita yer tak? 

Ataupun keadaan di mana... Sibuklah memasing datang ke "workstation" kita dan bertanya "boss" masuk tak hari ni? "Boss" pergi mana? Untuk apa? "Nothing that relates to them and out of their concern and just for the sake of asking" supaya mereka rasa lega "boss" tak masuk pejabat yang memberi kita kebenaran untuk berkongsi maklumat itu. "I might be sounded" macam orang akan beri reaksi "elehhh... kerek dan berlagak dia ni"... "It's better to ask"... Kenapa? Ada apa-apa "urgent" nak jumpa "boss"? Atau "you" nak jumpa "boss" ke? Tentang apa? Bukan kita sibuk nak jaga tepi kain orang yer? Kita cuma menjalankan tugas kita. Kalau ada apa-apa yang mereka nak jumpa "boss"... Selepas itu barulah tanya dengan "boss" dan "arrange" bila dan masanya... 

Sebenarnya banyak lagi nak kongsi mengenai kerjaya sebagai "Personal Assistant" dan Setiausaha ni... Tapi cukup sampai sini dulu kot... Lain hari kita sambung sembang bahagian kedua pula... Mungkin ada yang tak bersetuju dengan Farah, tetapi inilah caraku... Ecewahhh... Masing-masing jaga periuk nasi masing-masing kan? Semua orang nak "survive" tetapi jangan sampai menjejaskan orang lain... Macam tulah... Kalau ikutkan senarainya memang berderet! Ngeee... 

Dapatkan Artikel terbaru dari Situs ini melalui e-mail Anda.

Author : Farah Waheda Wahid Terimakasih telah berkunjung

Artikel Yang Berminat Nak Jadi Personal Assistant Dan Setiausaha...Meh Baca Sini Dulu, diterbitkan oleh Farah Waheda Wahid pada hari Monday, May 9, 2016.Enjoy Reading this!.About me: Farah Waheda Wahid Working Mommy Blogger of 1 (a boy). I blog about everything that moms love...mommyhood, beauty, fashion, health, food, tech and travel. Being a mom of 1 young kids, I like to find a balance between blogging about family related topics and things that are just for mom :) My blogs primary objective is to share my experiences with my readers, so it might help them with anything similar they may be experiencing, or to introduce them to new ideas. I blog from Selangor, Malaysia and have a preschooler toddler.

2 comments:

DISCLAIMER: All content provided on this "Bubblynotes.Com - Malaysia Parenting & Lifestyle Blogger" blog is for informational purposes only. The owner of this blog makes no representations as to the accuracy or completeness of any information on this site or found by following any link on this site. The owner of Bubblynotes.Com -Malaysia Parenting & Lifestyle Blogger will not be liable for any errors or omissions in this information nor for the availability of this information. The owner will not be liable for any losses, injuries, or damages from the display or use of this information. This terms and conditions is subject to change at anytime with or without notice.

Shoplinks Asia

iWON.MY